Etätyöpäiväkirjat

Etätyö – mitä siitä on seurannut ja miten se on sujunut?

Maaliskuun kolmannella viikolla asiat muuttuivat RST ry:llä. Normaalin henkilökunnan palaverin sijaan pidettiin perjantaiaamuna “kriisipalaveri”, jossa käsiteltiin koko talon väkeä koskevia asioita. Huoli, pelko ja epävarmuus tulevasta olivat vahvasti läsnä, mutta siitä huolimatta teimme nopeasti tarpeelliset päätökset. Luennot ja koulutukset siirrettiin, ryhmä- ja liikuntapalvelut laitettiin tauolle ja riskiryhmiin kuuluvat työntekijät siirrettiin mahdollisuuksien mukaan etätöihin toimien näin vastuullisesti ja annettuja suosituksia noudattaen. 
 
Mediapaja-hankkeen puitteissa oli jo olemassa tarvittavat järjestelmät, laitteet ja osaaminen, joten olimme varmaankin tässä asiassa hieman muita järjestötoimijoita edellä. 
 
Ensimmäisenä yhdistyksen henkilökunnasta etätyöskentelyyn siirtyi Tuire Mediapajalta. 

Ensimmäinen etätyöviikko

Ensimmäinen viikko oli aika haastava, vaikka omasta toiveestani siirryin etätyöskentelyyn, sillä olin ns. yksin eristettynä muusta työyhteisöstä, joka teki Lokki-talossa päätöksiä tulevasta valtavan paineen alla ja yritti pitää keittiön ja ruoka-avun toiminnassa. Omalla kohdallani ns. käsinkosketeltava apu jäi ensimmäisen viikon aikana hyvin vähäiseksi ja huoli omasta sekä työkavereiden terveydestä oli suuri. Töitä sen sijaan riitti, sillä jo siinä vaiheessa oli varsin selvää, että rajoitukset tulevat kiristymään. Ensimmäisen viikon aikana valmistauduin siihen digiloikkaan, joka myös meidän olisi todennäköisesti otettava ja mietin miten voimme siirtää palvelujamme nettiin. Testasin lukemattomia lisäosia nettisivuilla, seurasin uutisointia ja tiedotin asiakkaitamme muutoksista. Siinä samalla muokkasin myös vuoden 2019 toimintakertomusta ja vuoden 2021 toimintasuunnitelmaa julkaisukuntoon. 
 
Ensimmäinen viikko oli todella stressaava, luin uutisia pandemiasta ihan liikaa ja lisäsin niin sitä stressiä entisestään. Stressi aiheutti myös ikävästi niiden etätyöskentelyyn johtaneiden perussairauksien oireiden pahenemista. Positiivinen asenne tuntui häämöttävän jossain niin kaukana, ettei siitä saisi enää kiinni. 
 
Liikunta oli kuitenkin edelleen se asia millä sai stressitasot alemmas. Olin haalinut kotiin käsipainoja, sillä jotain treeniä oli tehtävä vaikken salille enää voinut mennä. Myös ulkoilu koirien kanssa oli aikamoinen henkireikä ja siihen jäikin enemmän heti aamutuimaan aikaa, kun sitä säästyi työmatkasta ja naaman pakkeloinnista. Tämän etätyöskentelyn aikana onkin muodostunut uudeksi tavaksi käydä pidemmällä lenkillä aamulla. 
 
Heti ensimmäisestä päivästä alkaen päätin pitää työpäivän rutiinit niin pitkälle samanlaisina kuin mahdollista. Eli aikaisin ylös, siitä ei luisteta. Kello soi edelleen kuudelta aamulla ja työaika on klo 9-15 tai 8.30-14.30.
 
Ihan ei tämäkään suunnitelma kuitenkaan onnistunut, sillä ensimmäisellä viikolla jäi lounas syömättä, kun kukaan ei huudellut syömään. Myös päivän pituus saattoi helposti lipsahtaa pidemmäksi. Huomasin myös heti ensimmäisen viikon aikana saavani enemmän aikaiseksi, kun ei tule keskeytyksiä, rästissä olleet paperihommat tuli tehtyä päivässä. Tämä viikko vahvisti myös käsitykseni siitä, että puhelimen välityksellä neuvominen ei välttämättä ole se kaikkien helpoin tapa, kun joku tarvitsee apua koneen kanssa. Siitä huolimatta esim. sähköpostiongelma ratkesi, kun kärsivällisesti yritettiin. 

Seuraavalla viikolla etätöihin siirtyivät uusien suositusten ja rajoitusten myötä myös Ninni ja Ulla-Mari.  

Toinen etätyöviikko

Aloittaessani etätyöt viikolla 13, pidin alkuun itselleni sisäisen puhuttelun siitä, että työpäivän pituus on edelleen se sama 9-15 (tai 8:30 – 14:30) kuin Lokkitalossa ollessani. Ei sillä, ettenkö pystyisi siihen, vaan se, että pysyn siinä vaikka työt ovat läsnä kotona koko ajan, maanantaista perjantaihin ja näkyvillä myös viikonloppuisin. Kotona työskentelystä minulla on ennestään monen vuoden kokemus ajalta, jolloin minulla oli oma yritys ja tein kotitoimistossa töitä. Silloin en erottanut juuri aamua illasta, eikä viikonloppu eronnut muista päivistä, koska ”äkkiähän tuon tuosta tekee”. 

Haastavinta on ollut tottua siihen, ettei voi poiketa kollegan työhuoneessa kysymässä asiaa, neuvoa tai mielipidettä. Eikä ole ketään, joka pyytää lounaalle. Ja sekin, että ihan itseään saa syyttää, kun ei kahvipannussa ole kahvia. Työhön syventyy välillä niin, ettei huomaa taukoa pitää. Päätetyöskentelyyn tottuneena on jo tottunut siihen, että silmät ovat alvariinsa kuivat, mutta alaselän jumi sentään herättelee nousemaan koneen äärestä. Etäpäivän päätteeksi onkin tullut tavaksi lähteä ulos hakemaan raitista ilmaa ja ottamaan ajatuksen tasolla etäisyyttä kaikin tavoin haasteelliseen arkeen ja aikaan.

Omat työpäiväni ovat täyttyneet tekstin ja power point -esitysten tuottamisesta. Nämä tuotokset olen sitten lähettänyt Tuirelle, joka IT-welhona on muokannut power pointeista videoita ja infopaketeista nettikelpoisia julkaisuja. Olemme käyttäneet yhdessä Tuiren ja Ninnin kanssa aikaa erilaisten julkaisujen suunnitteluun ja vaihtoehtojen punnitsemiseen. Ideamyssyssä muhii koko ajan ajatuksia ja ideanalkuja tuleville viikoille, miten saamme näkyvyyttä yhdistyksen toiminnalle ja miten kehitämme toiminnan eri variaatioita. 

Etätyö on pakottanut opettelemaan erilaisten ohjelmistojen ja nettiratkaisujen käyttöä. Teams-verkkopalaverit sujuvat nyt jo rutiinilla. Työn alla on erilaisia välineitä asiakkaiden kohtaamiseen ns. verkon yli, vaikka edelleen puhelimet ja sähköpostit toimii eikä niistä olla luopumassa. Mutta se mikä on luontevaa yhdelle yhteydenottoon, on toiselle hankalaa, siksi meillä pitää olla valmius olla tavoitettavissa eri välineiden kautta. Emmehän me pysty mitenkään ennustamaan miten pitkään tämä poikkeustilanne kestää. Kaikenlaisia kursseja on tullut käytyä ja muutama tutkinto suoritettua, mutta ennustajan taitoja niistä ei ole tarttunut matkaan. 

Jotain huonoa,  mutta paljon hyvääkin!

Päällä oleva poikkeustilanne on vaatinut meidänkin yhdistykseltä poikkeuksellisia toimia – ja yksi niistä, joka koskettaa minua eniten, on siirtyminen etätöihin. Alun harmituksen ja haparoinnin jälkeen voin jo nyt sanoa, että huolimatta tästä ikävästä tilanteesta, koen tästä kaikesta olevan niin itselleni, yhdistykselle kuin meidän asiakkaille jotain hyötyäkin.

Moni teistä varmasti hieraisee tässä kohtaa silmäkulmaansa ja miettii, että kuinka sinisilmäisten lasien läpi tämä teksti on kirjoitettu ja miten muka voi väittää, että tässä tilanteessa oisi jotain hyvää?  

Sallittakoon minun sanoa – mielestäni paljonkin. Toki pyydän sinua, lukijana, miettimään ja huomioimaan, että olen kirjoittanut tämän tekstin omasta näkökulmasta. Ja jokaisen meidän teksti on erilainen.

Ensisijaisesti henkilökohtaisella tasolla voin todeta, että voin hyvin ja pidän itsestäni tällä hetkellä, sillä elämäni todelliset arvot, terveys ja oma perhe, ovat todellakin nyt sijalla yksi. Minulle rakkaimmat ovat lähellä ja läsnä – terveinä. Touhuamme yhdessä ihan perusjuttuja ja nautin niistä kaiken sen kiireellisen touhuttamisen, harrastamisen ja työnteon jälkeen. Toki joskus olisi mukavaa poistua perhepelistä voittajana…

Sen lisäksi, että koen tyytyväisyyttä, myönnän, että olen oppinut tunnistamaan paremmin myös omat heikkouteni. Juu – täytyy myöntää että en osaakaan kaikkea. Erityisesti nämä digi-digi-maailmaan liittyvät laitteistot, sovellukset, niiden sisällöt ja tarjoamat mahdollisuudet ovat minulle hepreaa. Nyt hallitsen jo muutamia niistä, enkä pelkää harjoitella lisää. Kaiken tämän jälkeen uskon kehittyneeni myös tässä.

Lisäksi, kun en ole voinut toteuttaa toimenkuvaani palveluohjaajana tapaamalla asiakkaita kasvotusten, olemme luoneet yhdistyksessä uusia toimintatapoja, työkaluja, tuottaneet erilaista sisältöä, luoneet keinoja ja menetelmiä, joiden avulla voin työtäni tehdä.

Enkä minä ole ainut tässä yhdistyksessä. Nämä samat ovat kaikkien käytettävissä ja moni niistä toimista on tullut jäädäkseen. Koen, että ne rikastuttavat yhdistyksen palvelutarjontaa entisestään, nostavat arvostusta ja profiilia asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja muiden toimijoiden keskuudessa. Koen, että kaikki panostus ja toimet nyt tässä tilanteessa tulee viemään yhdistystämme kohti parempaa – tarkastellaan tilannetta sitten asiakkaiden tai toimijoiden näkökulmasta.

Eikä tässä vielä kaikki, mutta uskottavuuden säilyttämiseksi ja ylläpitämiseksi on parempi mainita vain muutama hyvä puoli – uskokaa tai älkää, mutta niitä on vielä enemmänkin. Ja huonoihin en jaksa edes keskittyä. En halua tuhlata energiaani niihin, koska ne ovat asioita, joille itse en voi tässä kohtaa mitään. Keskityn mieluummin tähän hetkeen ja samalla suunnittelen tulevaa. Luotan, että tulevan suunnittelu pitää yllä toivoa ja ylläpitämällä sitä, löydän sen voiman ja tahdon, joka pitää niin minut kuin sinutkin aktiivisena, toimeliaana ja positiivisella mielellä. Tässä hetkessä se riittää.

Toinen etätyöviikko alkoikin sitten aikamoisella vauhdilla, sillä Lokki-talolla alettiin valmistautumaan noutoruuan myyntiin ja ruoka-avun uudelleenjärjestelyyn. Tällä viikolla otettiin käyttöön myös henkilökunnan aamupalaverit Teamsissa. Itse olen kokenut nämä palaverit todella hyvänä asiana, sillä vaikka juuri sillä hetkellä ei olisikaan mitään erityisen tärkeää, niin on mukava nähdä työkavereita edes omalla näytöllään ja vaihtaa kuulumisia. Se saa tilanteen tuntumaan edes jotenkin normaalilta, noiden tyyppien kanssa kun kuitenkin viettää ison osan päivästään.

Meillä on hyvä yhteishenki työporukan kesken ja yhteydenpito myös tällaisena aikana kun osa on etätöissä ja osa edelleen Lokki-talolla, pitää sitä yllä. Lokki-talolla työskentelevät tekevät tärkeää työtä ihmisten auttamiseksi hyvin konkreettisella tavalla esim. ruoka-avun muodossa ja me “etäläiset” sitten taas keskitämme voimavaramme siihen, miten voimme auttaa ihmisiä uusin, erilaisin tavoin, mutta samalla välttää kontakteja niin kuin määräys on annettu. Pyrimme kehittämään uusia keinoja ja aika paljon niitä olemme jo aikaiseksi saaneetkin. Ideoita tulee päivittäin ja niistä sitten poimimme parhaat ja laitamme testiin. Tämä hankala aika on tuonut myös hyviä asioita ja mahdollistanut meidän “etäläisten” keskittymisen palvelutarjontaan ja sen kehittämiseen.

Pelkkä säännöllisen epäsäännöllisesti muuttuvista asioista tiedottaminen on jo melkein kokopäivätyötä, mutta sitähän elämä poikkeustilanteessa on, jatkuvaa muutosta.

Oma stressitaso on aika paljon laskenut nyt, kun on tätä kirjoittaessa jo neljättä viikkoa kotona poistumatta muualle kuin koirien kanssa lenkille. Tieto siitä, ettei kovinkaan helposti pääse altistumaan, on rauhoittanut mieltä. Silti jonkunlainen riittämättömyyden tunne vähän vaivaa, mutta se on kuulemma ihan normaalia etätyötä aloittaessa. Toki tässä väkisinkin miettii myös sitä, että milloin tilanne normalisoituu, milloin suositukset muuttuvat ja voin siirtyä takaisin toimistolle ja nähdä taas asiakkaita kasvotusten, mutta tässä tilanteessa on tärkeää toimia vastuullisesti ja noudattaa ohjeistuksia etätyöhön siirtymisestä kaikkien kohdalla, joille se on mahdollista.

Kirjoitamme tähän blogiin jatkoa etätyöarjesta, joten palaa aina silloin tällöin katsomaan joko olisi uutta tekstiä ilmestynyt. Jos kaipaat neuvoja ja apua, meidät kaikki tavoittaa edelleen puhelimitse ja sähköpostitse, mutta nyt myös chatpalvelun kautta (tämän palvelun käyttäminen vaatii ilmaisen Skype-tilin, ohjeet siihen ja palvelun käyttämiseen löydät etusivulta) tai WhatsApp-palvelun kautta.